El Canal de comunicación de incumplimientos normativos tiene por objeto establecer un procedimiento de comunicación al Órgano de Cumplimiento Normativo (en adelante, “OCN”) de aquellas conductas o hechos de los que se tenga conocimiento, relacionados con una actuación u omisión irregular, ilícita, presuntamente delictiva o generadora de un riesgo de imputación penal para la empresa, o para su personal.
En definitiva, se trata de un canal de comunicación específico para informar de cualquier conducta que pueda considerarse un ilícito penal o contraria al Sistema de Gestión de Cumplimiento Normativo de la Empresa (en adelante, el Sistema), que podrá ser utilizado por cualquier persona de la Empresa, o por terceras personas vinculadas con esta.
El OCN asegurará y garantizará que todas las comunicaciones recibidas se analizarán de forma independiente y confidencial. La identidad de las personas involucradas en la comunicación también será tratada de forma confidencial. Sólo se ofrecerá información a las personas estrictamente necesarias para el correcto desarrollo del proceso de investigación.
El OCN es el encargado de recibir y de analizar con objetividad, independencia, autonomía, confidencialidad y rapidez, todas aquellas comunicaciones que le lleguen a través del canal de comunicación de incumplimientos y que fueran constitutivas de una irregularidad, ilegalidad o que pudiesen generar un riesgo de imputación delictiva, bien para la Empresa, bien para su personal.
El OCN podrá contar con asesores consultivos, internos o externos, que puedan prestar su colaboración en determinadas ocasiones, atendiendo a la complejidad y naturaleza de la comunicación.
Las funciones, características y estructura del OCN se encuentran en el PR-01. Órgano de Cumplimiento Normativo.
Cualquier persona de la empresa, así como cualquier tercera persona relacionada directa o indirectamente con la misma, que tenga conocimiento de una conducta irregular, ilegal o que infrinja el Código de Conducta deberá comunicarlo inmediatamente, de buena fe y sin temor a represalias a través del Canal de comunicación de incumplimientos normativos.
Estas comunicaciones se tratarán por el Órgano de Cumplimiento Normativo (OCN) de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente. Podrán ser anónimas si así lo deseara la persona denunciante.
Las vías de comunicación son las siguientes:
El Canal de comunicación de incumplimientos normativos constituye el principal medio a través del cual se efectuarán las comunicaciones, aunque la persona denunciante podrá también comunicarlas a cualquier persona responsable o de áreas de dirección de la empresa, que la trasladarán inmediatamente al OCN salvaguardando la máxima confidencialidad al respecto.
La comunicación debe ser lo más descriptiva y detallada posible, facilitando de esta forma a quien recibe la denuncia la identificación de la conducta potencialmente irregular o ilegal de la/las persona/s o departamento/s implicados en los hechos.
En cualquier caso, el uso del presente procedimiento debe estar ajustado a las exigencias de la buena fe y debe ser empleado con rigor, de forma seria y responsable por la plantilla.
No se podrá emplear este procedimiento bajo móviles espurios, ilegítimos, personales o con el objetivo de causar daño a otra persona. En caso de confirmarse que alguien de la Empresa ha realizado una comunicación alegando hechos falsos, podrá ser objeto de procedimiento disciplinario, sin perjuicio de cualesquiera otras responsabilidades, incluso penales, en que pudiera haber incurrido.
Ninguna persona podrá ser objeto de procedimiento disciplinario por comunicar hechos o conductas que creía infringían la legalidad o el Código de Conducta, siempre que su comunicación y actuación estén amparadas por un comportamiento ético y bajo la convicción de que se actuaba de forma correcta y en el marco de la buena fe.
Se informa a todas aquellas personas que procedan a comunicar una ilegalidad o infracción del Código de Conducta, de que se hará uso de sus datos personales, con el único fin de llevar a cabo el procedimiento de investigación sobre el incumplimiento referido. Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir la legislación vigente. En ningún caso se almacenarán por un periodo superior a diez años.
Se garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se ha formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al OCN.
La información podría ser remitida al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Para que pueda ser considerada como tal y pueda dar lugar a una posterior investigación en caso de que sea necesaria, la comunicación contendrá en la medida de lo posible, la siguiente información:
Una vez que el OCN reciba una comunicación, se acusará recibo a la persona informante y se procederá a su evaluación, tomando la siguiente decisión:
En caso de admitir la comunicación, el OCN comunicará a la persona informante su decisión y abrirá el correspondiente procedimiento de investigación interno en el plazo máximo de siete días hábiles.
No se tendrán en consideración aquellas comunicaciones que no contengan los requisitos mínimos indicados en el apartado anterior. Se garantizará la confidencialidad de los datos identificativos de la persona que realiza la comunicación, salvo expreso consentimiento de la persona informante.
Igualmente, se impone la obligación de guardar reserva y confidencialidad sobre la información y documentación objeto de comunicación a través del canal de comunicación de incumplimientos a todas aquellas personas que tuvieran conocimiento de la misma por razón de la investigación. El incumplimiento de esta obligación podrá conllevar la incoación de procedimiento disciplinario a la persona infractora.
El procedimiento de investigación, resolución y sanciones que debe llevar a cabo el OCN se desarrolla en el PR-03. Investigación de posibles incumplimientos normativos.
El OCN garantiza que no se adoptará ningún tipo de represalia sobre la persona que hubiese planteado de buena fe sus comunicaciones, consultas, denuncias o quejas. Si se confirmase que dicha persona ha sido objeto de represalias, la persona autora de las mismas será objeto de investigación y, en su caso, de sanción, pudiendo suponer causa justificada de despido. Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
La prohibición de represalias es un derecho que tienen las personas informantes, garantizando su protección en todo el ciclo de vida de la denuncia. Algunas de las acciones que se pueden considerar represalias son:
Igualmente, el OCN garantizará en todos los casos la máxima confidencialidad en los procesos de investigación de las comunicaciones recibidas, a los efectos de proteger la identidad de la persona informante e infractora y su reputación en el seno de la Empresa, informando, tan sólo, a las personas estrictamente necesarias en el proceso.
Todas las personas que intervengan en las actuaciones derivadas del presente procedimiento tendrán la obligación de guardar secreto sobre los datos e informaciones a los que hayan tenido acceso durante la tramitación del mismo, especialmente los relativos a la identidad de las personas implicadas en la misma. El incumplimiento de esta obligación podrá conllevar la incoación de procedimiento disciplinario.
Asimismo, y en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos, en particular artículo 24, se reconoce el derecho a las personas que realicen comunicaciones a través del Canal de comunicación de incumplimientos a no identificarse y a que no conste su identidad en el expediente correspondiente.
El OCN está obligado a conservar las comunicaciones recibidas, los informes de investigación, el material probatorio obtenido, así como los informes periódicos y/o puntuales emitidos. Esta información se conservará durante 10 años, manteniendo en todo momento su carácter confidencial.
En particular, se conservarán, para su eventual uso en toda investigación o análisis en caso de iniciarse una investigación por un órgano administrativo, judicial, Ministerio Fiscal, Defensa del Pueblo, Tribunal de Cuentas u organismo análogo o con funciones investigadoras, los documentos o registros que acrediten adecuadamente los hechos comunicados.
La información se almacenará en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, confidencialidad, la correcta lectura de los datos, su no manipulación y su adecuada conservación y localización, sin perjuicio de que también puedan ser almacenados en papel.
Con la finalidad de conseguir la progresiva eliminación de los riesgos de imputación delictiva identificados, se impone a toda la plantilla un programa de formación continua anual adaptado a las áreas de actividad, adecuado a las funciones y nivel de responsabilidad en el desarrollo de sus actividades.
Asimismo, es preceptiva para todo el personal, la formación que se imparta a los efectos de conocer el funcionamiento y aplicación del presente Canal.
La asistencia a los cursos de formación será obligatoria y se obtendrán evidencias de asistencia al mismo por los medios que la Empresa considere.
Las evidencias de asistencia a la formación, junto con los certificados emitidos por el equipo docente del curso correspondiente, se archivarán según el procedimiento establecido en el apartado anterior y se guardarán por un plazo de diez (10) años, o el plazo superior que pudiera requerir el cumplimiento de alguna obligación legal al respecto.
El Canal de comunicación de incumplimientos normativos es el medio principal para la comunicación de irregularidades en el seno de la Empresa. No obstante, existen además canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea. A continuación, se proporciona un listado: